Borås stad

Hur kan en lyckad implementation av MCSS se ut i en kommun?

Vi vänder oss till Borås Stad och frågar hur de gjort och vilka råd de kan ge till verksamheter som står inför ett införande eller funderar på hur ett lyckat projekt kan se ut.

Vi på Appva får ofta frågor från kommuner där de ber oss berätta om en lyckad implementation och vad den kommunen eller organisationen gjorde. Det vill säga vilka faktorer som bidrar till ett lyckat projekt och sedan till en bra nyttjandegrad av ett system.

Anders Jonsson från IT - vård och omsorg i Borås Stad svarar och delar sina erfarenheter:

Projektgrupp med olika roller och kompetenser

Under införandeprojektet av MCSS i Borås Stad hade vi en väl fungerande projektgrupp och där ingick, utöver projektledare, även representant från IT – vård och omsorg (ITVoO) som efter införande förvaltar och supporterar systemet i staden, samt nyckelpersoner från verksamheten i form av enhetschefer, MAS och MAR, processledare för delegeringar inom HSV, IT-samordnare, etc.

Upplägg för projektgruppens arbete

Gruppen hade regelbundna möten på veckobasis och följde en tydligt utstakad projektplan. Respektive deltagare ansvarade sedan för informationsöverföring mellan projektgruppen och sin förvaltning/arbetsgrupp/kollegor.

Projektledaren och delar av projektgruppen hade också en god och tät kontakt med Appva under hela processen där representanter från Appva vid flera tillfällen var på plats i Borås både för information, visning av systemet och utbildning av exempelvis legitimerad personal när införandet närmades.

Efter själva införandet är det till IT - vård och omsorg som användarna av MCSS i Borås Stad vänder sig med frågor, felanmälningar, o.s.v. ITVoO samordnar och sköter all kontakt gentemot Appva. Nyheter och förändringar som Appva presenterar kanaliseras sedan åt andra hållet ut till användarna från ITVoO som därmed blir en brygga i all kommunikation mellan leverantör och slutanvändarna.

Önskemål om systemförändringar, större organisatoriska förändringar eller liknande hanteras i ”MCSS arbetsgrupp” i Borås Stad. I arbetsgruppen, som träffas en gång per månad, ingår representanter från IT – vård och omsorg och verksamheten; vissa enhetschefer, MAS/MAR, processledare, IT-samordnare.

Tydlig struktur för hur önskemål hanteras och beslut fattas

I arbetsgruppen diskuteras aktuella ärenden eller önskemål samt förestående förändringar. Beslut tas i gruppen om vilka ärenden som eventuellt ska lyftas vidare till Appva. Utöver MCSS arbetsgrupp anordnas stödanvändarträffar inom HSV-organisationen i Borås Stad två gånger årligen där stödanvändare/super users bland legitimerad personal lyfter frågor och önskemål om systemförändringar i diverse system, däribland MCSS. På stödanvändarträffarna finns också representanter från IT – vård och omsorg som ofta kan ge svar på frågor eller ge tips, och i vissa fall tas ärenden eller önskemål vidare till MCSS arbetsgrupp för vidare beredning.

Vi på Appva tackar Anders Jonsson på Borås Stad för att du delar med dig om hur ni drev projektet och nu även hur ni organiserar förvaltningen av MCSS så att nyttjandegraden ska bli den absolut bästa.